Ressursside planeerimine? See on vist ainult suurte tootmisettevõtete mure? Tegelikult planeeritakse ressursse pea igas ettevõttes.

Majandussurutis sunnib meid igal alal järjest effektiivsem ja kokkuhoidlikum olema. Just ettevõttes kasutatavad ressursid ja protsessid on kulude tekitajateks ja tulutoojateks. Materjalide ootel seisvad töölised, topeltbroneeritud kohaleveoauto, nõupidamiste ruum, mis on vajalikul hetkel hõivatud, ehkki te olite selle eelnevalt broneerinud. Sarnaseid probleeme võib kohata suuremas osas ettevõtetest. Tihti tunduvad need lihtsalt osana igapäevaaskeldustest ja firmajuhid ei mõtlegi sellele, et peaks olukorra parandamiseks midagi ette võtma.
 

KUIDAS SIIS?

Järgige neid lihtsaid juhiseid ja tulemused ei lase ennast kaua oodata.

• Koostage nimekiri teie ettevõttes kasutatavatest ressurssidest (töötajad, seadmed, tootmisliinid, sõidukid, hooned/ruumid jms.).
• Märkige iga ressursi taha (näit. + või - märgiga) kas ressurss on kulude ja süsteemide toimimise koha pealt kriitiline. Pole ju mõtet planeerida ressursse mille tähtsus on madal. Liigne agarus siin viib ainult teie loodava planeerimissüsteemi effektiivsust alla.
• Märkige iga ressursi taha tema toimimise/kasutuse eest vastutaja nimi.
• Otsustage, mida on teie ettevõtte spetsiifika juures oluline jälgida: kas ainult ressursside ajalist kasutust või lisaks ka ressursside võimsusi ja effektivsust, kulusid, tähtaegu ...
• Valige vastav planeerimistarkvara ja kandke olulised (+) ressursid sinna sisse. Soovitan kasutada tarkvara, mille osaks on gantti graafikud ehk gantt chart
• Tarkvara juurutamisel tehke kindlaks, et kõik ressursside toimimise/kasutuse eest vastutajad saaksid juurutusprotsessi kaasatud ning ligipääsu süsteemile.
• Planeerige rõõmuga :)

 

 

VAHENDITE VALIK

Erinevaid töövahendeid planeerimise hõlbustamiseks on kümneid, kui mitte sadu. Kleepsuga märkmepaberitest ja e-kirjadest väga komplitseeritud arvutisüsteemideni. Vahendite valikul soovitan võtta arvesse kahte olulisemat kriteeriumi: plaani jagamisvõimalus meeskonna vahel ja ümberplaneerimise lihtsus.

 Paljud keerulised süsteemid lubavad küll suhteliselt kergelt üles ehitada keerulise plaani, kuid jooksvate muutuste sisseviimiseks tuleb tihti terve plaan korralikult ümber teha. Tegelikus elus on ümberplaneerimine igapäevane nähtus kuna olukord muutub meie ümber tihti kiiremini, kui me seda sooviksime.

 

5 HEAD NõUANNET

• Alusta selgitustööst ettevõtte sees. Tee selgeks kogu ettevõtte juhtkonnale planeerimise tähtsus ja eesmärgid. Mitte keegi ettevõttes ei kahtle ju raamatupidamise olulisuses.
• Kindlasti määratle planeerimisprotsessis osalejate õigused ja kohustused. Kui see töö on tegemata võib tekkida kaos - Ants lükkab Jüri projekti edasi, et oma projekti rutem realiseerida, Jüri klient pahandab jne.
• Ära ürita teha projektijuhtimist ja ressursiplaneerimist ühe asjana. Mõnes ettevõttes võib see edukalt toimida. Enamuses toob see suure tõenäosusega ainult segadust.
• Ükskõik millise süsteemi rakendamisel tee kindlaks, et kõigil planeerimisprotsessist sõltuvatel juhtfiguuridel on ligipääs muutustele.
• Ära üle planeeri. Kindlasti on ettevõttes hulk vähemtähtsaid protsesse ja ressursse, mille kaasamine planeerimissüsteemi ei anna edu vaid teeb planeerimissüsteemi kohmakamaks ja raskestihallatavaks.